Aprenda a Administrar seu Tempo no Trabalho

Aprenda a Administrar seu Tempo no Trabalho

DEFINIÇÃO:

É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

O GERENTE DE INFORMÁTICA E O SEU TEMPO:

Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.

PASSOS FUNDAMENTAIS PARA SE ALCANÇAR UM MELHOR USO DO TEMPO:

* Quantificar como ele é utilizado atualmente;
* Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
* Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

O GERENTE PODE TENTAR CLASSIFICAR AS ATIVIDADES QUE DOMINAM O SEU DIA, COMO:

* Documentação ? para leitura / assinatura;
* Entrevistas ? envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
* Reuniões ? envolvendo três ou mais pessoas;
* Telefonemas ? recebidos e emitidos.

A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.

ALGUNS PONTOS DE ESTRANGULAMENTO DETECTADOS:

* Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
* Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
* Agende e divulgue as reuniões;
* Discipline-se na utilização do telefone, ou seja ?Fale somente o necessário.?.

É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.

O QUE FAZER COM O TEMPO GANHO?

Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :

* Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
* Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
* Redescubra-se como gerente e como pessoa;
* Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
* Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
* Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
* Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação. Até agora vimos todas as características para que um gerente de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.

BENEFÍCIOS OBTIDOS COM UMA MELHOR ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO:

* Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
* Permite aproveitar mais a vida;
* Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
* Evita pressão interna e pressões externas;
* Segurança e objetividade do trabalho;
* Aumenta a produtividade;
* Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
* Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.

A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada. Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

* Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes?
* Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo?
* Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas?
* As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas?
* Estamos realizando tarefas desnecessárias?
* Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las?

Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.

DESPERDIÇADORES DO TEMPO:

* Não definição / Classificação das metas;
* Não fazer plano diário;
* Prioridades não claras/ falta prioritização;
* Alteração constantes de ordens e de prioridades;
* Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
* Não se prevenir contra problemas rotineiros;
* Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;
* Sobrecarga de trabalho;
* Atrasos;
* Barulho;
* Desorganização pessoal;
* Arquivos desorganizados;
* Responsabilidade e autoridades confusas;
* Não se ajustar a mudanças;
* Treinamento deficiente;
* Excesso de controle e Reuniões improdutivas;
* Fazer eu próprio / não delegar;
* Não saber dizer não;
* Excesso de material para ler;
* Excesso de comunicação;
* Falta de comunicação;
* Inexistência de padrões / critérios;
* Falta de diretrizes;
* Não adaptação / resistências à mudanças.

CONCLUSÃO:

O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA:

Henrique da silveira Neto, Fernando ? O profissional da informática